Pemanfaatan Informasi Kesehatan Untuk Pemasaran *)

Oleh: Rano I S

Latar Belakang
Perkembangan komputerisasi informasi kesehatan telah semakin meningkatkan baik sisi penyimpanan maupun menggunaan data kesehatan. Seorang profesional informasi kesehatan harus memahami bagaimana mengelola berbagai jenis permintaan berkaitan dengan informasi kesehatan. Permintaan informasi kesehatan untuk keperluan pemasaran semakin banyak, baik dari dalam maupun dari luar institusi. Ada kebutuhan yang yang signifikan tentang data kesehatan individual untuk kebutuhan pemasaran secara langsung. Contoh penggunaan eksternal tentang hal ini meliputi kebutuhan dari pemasok medis, alat bedah, dan perusahaan farmasi – yang membutuhkan informasi mengenai konsumen potensial. Perusahaan-perusahaan ini berminat untuk membeli daftar nama individual untuk kebutuhan pemasaran mereka. Dalam kaitan ini, data pasien sangat mungkin untuk digunakan sebagai konsumen potensial dalam hal pemberitahuan adanya fasilitas baru (misalnya, pasien penyakit jantung akan dikontak untuk pemberitahuan adanya fasilitas pemeriksaan atau pengobatan baru di unit pelayanan jantung / coronary care unit).

Contoh kebutuhan internal misalnya penggunaan data pasien untuk penawaran pelayanan atau suatu fasilitas. Daftar ini bisa merupakan daftar dari individu terpilih melalui kriteria tertentu yang memenuhi kategori khusus dari dari layanan yang ditawarkan.

Sebagai konsumen, kita juga sering menerima selebaran, brosur, atau leaflet yang berkaitan dengan pemasaran secara massal. Mereka yang tidak ingin hidupnya diganggu dengan model pemasaran massal ini tentu tidak akan mengisi informasi pada lembar yang telah disediakan. Penolakan untuk mengisi dan melengkapi instrumen pengumpulan data seperti kartu garansi, lembar undian, dan lembar pilihan konsumen, akan memutus rantai informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan pemasaran tersebut.

Data yang terkandung dalam berkas informasi kesehatan pasien tidak dapat diperlakukan sama dengan informasi yang terkumpul melalui kertu garansi atau lembar undian seperti diatas. Sekali disalahgunakan, informasi kesehatan dapat merusak dan membahayakan profesi pasien dan kehidupan pasien. Seorang profesional pelayanan kesehatan memikul tanggung jawab untuk menjaga kerahasiaan informasi yang terkumpul saat melayani pasien. Pihak rumah sakit, perawat, profesi manajemen informasi kesehatan, dokter, terapis, dan petugas pelayanan kesehatan lainnya akan menanggung resiko tanggung jawab apabila kerahasiaan informasi dari rekam medis pasiennya tidak terjaga sebagaimana mestinya.

Informasi Rahasia vs. Informasi Tidak Rahasia
Saat menghadapi permintaan untuk pelepasan informasi, selalu harus diingat untuk membedakan jenis informasi mana yang bersifat rahasia dan informasi yang tidak rahasia. Informasi rahasia dapat meliputi antara lain data klinis dan alamat pasien saat keluar – apabila berbeda dengan alamat saat masuk / mendaftar. Pelepasan informasi kesehatan yang berkaitan dengan penggunaan alakohol dan penyalahgunaan obat selayaknya mengacu pada aturan pemerintah yang berlaku. Begitu juga pelepasan informasi yang berkaitan dengan kesehatan jiwa dan kondisi sensitif lainnya, harus sangat hati-hati dan memperhatikan batasan hukum yang berlaku.

Informasi yang tidak rahasia adalah hal-hal yang secara umum telah diketahui. Untuk jenis informasi ini tidak dibutuhkan ijin khusus daripasien untuk pelepasannya. Informasi tidak rahasia antara lain :

· Nama pasien
· Verifikasi perawatan atau pelayanan rawat jalan
· Tanggal pelayanan

Penggunaan Sekunder dari Informasi Kesehatan
Berkas rekam medis telah menjadi sumber informasi yang sangat berharga bagi individu dan institusi yang tidak terlibat secara langsung dalam pelayanan kesehatan dan proses pembayaran. Kita harus tetap mengingat prinsip dasar pelepasan informasi kesehatan pada saat mengelola permintaan informasi dari mereka yang tidak terkait langsung dengan pelayanan. Ingatlah bahwa berkas rekam medis (apapun bentuknya) adalah milik rumah sakit / provider pelayanan kesehatan, tapi informasi kesehatan yang terkandung di dalamnya merupakan milik pasien.

Pelepasan informasi kesehatan harus dilakukan dengan sangat hati-hati untuk menjamin hak pasien terhadap privasi dan kerahasiaannya. Berkaitan dengan semakin luas dan semakin meningkatnya penggunaan sekunder dari informasi kesehatan, Sekretaris bidang Kesehatan dan Pelayanan Kemanusiaan (Secretary of Health and Human Services) Donna Shalala mengajukan rekomendasi kepada Konggres AS pada tanggal 11 September 1997, tentang kerahasiaan informasi kesehatan. Beberapa rekomendasi tersebut antara lain :

· Informasi yang berkaitan dengan identitas pasien hanya boleh dibuka dengan ijin dari pasien atau atas perintah pengadilan
· Informasi tentang pasien selayaknya hanya digunakan dalam lingkungan organisasi untuk tujuan yang sesuai dengan tujuan pengumpulan data dan informasi pasien tersebut
· Provider dan penanggung pembayaran tidak diijinkan untuk mengakses catatan kondisi, pengobatan, pembayaran, dan lembar kesepakatan pasien – kecuali bila informasi itu dibutuhkan untuk keperluan pengobatan atau pembayaran.
· Semua pelepasan informasi yang berkaitan dengan identitas pasien harus diupayakan seminimal mungkin dan hanya untuk kebutuhan pelepasan informasi itu saja.
Shalala juga mengajukan rekomendasi kepada Konggres AS berkaitan dengan pembatasan penggunaan informasi kesehatan, antara lain :
· Provider dan penanggung pembayaran diijinkan untuk menggunakan informasi kesehatan hanya untuk kebutuhan yang berkaitan langsung dengan tujuan pengumpulan informasi tersebut, atau untuk tujuan yang memang mereka diberi hak untuk menggunakan infomasi kesehatan tersebut. Misalnya, provider boleh menggunakan informasi kesehatan berkaitan dengan identitas pasien untuk mengirim surat pemberitahuan yang mengingatkan jadwal kontrol. Informasi kesehatan berkaitan dengan identitas pasien ini tidak boleh digunakan untuk pengiriman surat pemberitahuan adanya produk atau jasa servis baru – walaupun mungkin produk atau jasa tersebut bermanfaat bagi si pasien.
· Kenyataan bahwa organisasi (RS) memegang keberadaan informasi tidak lalu menjadikan organisasi tersebut dapat menggunakan informasi itu dengan “seenaknya” baik untuk keperluan didalam maupun diluar organisasi. Organisasi pemegang informasi ini justru harus bisa menentukan dengan tepat dan secara eksplisit – aktifitas mana yang berkaitan langsung dengan kegiatan pelayanan kesehatan mereka – untuk menjamin penggunaan informasi kesehatan yang berkaitan dengan identitas pasien. Penggunaan lainnya hanya dapat dibenarkan setelah ada ijin dari pasien, atau atas permintaan pengadilan.

Rekomendasi Untuk Mengelola Permintaan Pemasaran
· Lakukan peninjauan / review terhadap kebijakan pelepasan informasi yang berlaku. Apakah kebijakan tersebut telah mengatur pula pengelolaan permintaan informasi untuk keperluan pemasaran ?
· Tentukan aturan kepemilikan untuk pelepasan informasi bagi keperluan pemasaran. Pastikan juga siapa yang bertanggung jawab terhadap proses ini.
· Kembangkan kebijakan yang mengatur akses terhadap informasi pasien untuk tujuan pemasaran baik internal maupun eksternal. Salah satu pendekatan untuk mengembangkan kebijakan ini adalah dengan advokasi kepada direksi yang berwenang (institutional review board). Jika institusi / RS Anda belum memiliki institutional review board, Anda dapat bekerja sama dengan komite yang bertanggung jawab untuk hal ini – misalnya manajer informasi kesehatan atau komite rekam medis.
· Lindungi identitas pasien dan provider. Identitas pasien dapat diambil dari berbagai elemen data. Data tunggal maupun kombinasi yang dapat berisi identitas pasien, antara lain : nama, nomor RM, tanggal lahir, jenis kelamin, status marital, pekerjaan, alamat, nomor telepon, termasuk juga karakteristik fisik yang unik.
· Latih dan didik staf terkait tentang issue sekitar penggunaan sekunder dari informasi kesehatan – siagakan mereka agar selalu sadara terhadap tanggung jawabnya berkaitan dengan kegiatan pelepasan informasi kesehatan.
· Bersikaplah proaktif dalam proses pengambilan keputusan berkaitan dengan penggunaan informasi pasien.
· Ikuti perkembangan mengenai hukum dan peraturan yang berkaitan dengan hal ini

Sumber :

Julie J. Welch, RRA, Issue: Release of Information for Marketing Purposes, Journal of AHIMA, Januari 1998

*) Artikel ini pernah dimuat dalam buetin ESSENSI (buletin rekam medis dan manajemen informasi kesehatan) edisi 3

Elemen Data Inti untuk KIUP *)

Oleh : Rano IS

Deskripsi
Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP), baik dalam bentuk kertas maupun dalam format elektronik, selayaknya disusun secara akurat karena merupakan sumber data yang sangat penting dalam sarana pelayanan kesehatan. KIUP berfungsi sebagai alat pelacak data pasien dan sarana komunikasi antar bagian dalam pelayanan kesehatan pasien. KIUP digunakan untuk mengidentifikasi semua pasien yang pernah mendapat pelayanan dan merupakan catatan nomor rekam medis mereka berkaitan dengan nama pasien sebagai kuncinya. Indeks nama ini dapat dikelola secara manual atau sebagai bagian dari sistem komputer. Masa retensi KIUP bergantung kepada penggunaannya. Umumnya, untuk fasilitas pelayanan kesehatan (misalnya rumah sakit) KIUP disimpan secara permanen (diabadikan). Untuk pihak asuransi atau badan lainnya, bisa jadi memiliki kebijakan masa retensi KIUP yang berbeda.

Elemen Data
Elemen data yang terkandung dalam KIUP akan membantu untuk : selayaknya memenuhi hal-hal berikut ini :

• Mencocokkan pasien yang sedang didaftar dengan data pribadi mereka.
• Memperkecil terjadinya berkas ganda, baik dalam suatu fasilitas pelayanan maupun antar fasilitas pelayanan kesehatan.
• Menunjang penggabungan seluruh KIUP yang ada untuk membentuk satu KIUP global.
• Menunjang akses terhadap berkas pelayanan kesehatan jangka panjang

Semua hal ini akan dapat mempercepat akses informasi pasien, yang pada akhirnya merupakan keuntungan bagi pihak pasien maupun rumah sakit (provider kesehatan).
Untuk mencapai tujuan ini, AHIMA telah merekomendasikan elemen data inti yang harus terkandung dalam KIUP, seperti dalam tabel 1 berikut ini :

Elemen Data Inti yang Harus Terkandung Dalam KIUP

* Tipe data sesuai dengan deskripsi dari Health Level 7 Versi 2.3 (HL7, 1996) dan E1238.94 (ASTM, 1994)

Identifikasi pasien internal

• Identitas primer yang dibutuhkan oleh rumah sakit untuk mengidentifikasi pasien saat mendaftar (misalnya, nomor rekam medis)

Nama pasien

• Nama lengkap dan sah dari pasien, termasuk inisial, sebutan akhir (misalnya, Junior, IV), dan juga awalan (misalnya, Pastor, Dokter)

Tanggal lahir

• Tanggal lahir pasien. Meliputi tanggal, bulan dan tahun. Tahun kelahiran sebaiknya dicatat lengkap (4 digit), bukan hanya 2 angka tertakhirnya saja.

Catatan tanggal lahir (qualifier)

• Catatan penegasan yang menyatakan bahwa tanggal lahir pasien merupakan tanggal sebenarnya, atau hanya perkiraan (estimasi). Catatan ini akan menjelaskan bagian mana yang pasti diketahui dan mana yang hanya kira-kira (misalnya berbunyi “aktual”, “estimasi”)

Jenis kelamin (gender)

• Jenis kelamin pasien (misalnya laki-laki, perempuan, tidak diketahui atau tidak dapat diidentifikasikan)

Suku bangsa (ras / etnik)

• Suku bangsa pasien (atau jenis ras). Di Amerika, ras dicatat untuk keperluan statistik.

Alamat

• Catatan alamat atau lokasi tempat tinggal pasien. Pencatatan alamat ini harus lengkap, meliputi nama jalan, nomor (rumah / apartemen), kota, propinsi, kode pos, negara, dan juga jenis tempat tinggal (misalnya tempat tinggal tetap / permanen atau hanya alamat surat)

Alias / nama lain

• Nama lain yang dimiliki dan dikenal sebagai sebutan dari pasien tersebut selain nama aslinya.

Nomor identitas penduduk

• Nomor identifikasi personal yang diterbitkan oleh pemerintah (misalnya KTP di Indonesia atau SSN di Amerika)

Kode identitas fasilitas pelayanan kesehatan

• Nomor identitas dari fasilitas pelayanan ksehatan yangdituju oleh pasien. The Health Care Financing Administration (HCFA) telah mengembangkan sistem kode penomoran yang berlaku universal untuk setiap jenis fasilitas pelayanan kesehatan. Hal yang sama juga telah dikembangkan oleh the American Hospital Association (AHA). Sistem kode penomoran dari AHA dikembangkan secara terpusat, diperbarui secara periodik, mencakup sektor swasta dan pemerintah.

Kode nomor keuangan (Account number)

• Kode nomor yang digunakan oleh bagian keuangan atau akunting untuk mencatat semua pembiayaan dan pembayaran

Tanggal kunjungan (masuk)

• Tanggal kunjungan pasien. Setiap kunjungan dicatat secara lengkap tanggal, bulan dan tahunnya.

Tanggal pulang (discharge)

• Tanggal kepulangan atau kematian pasien. Setiap tanggal dicatat secara lengkap dengan bulan dan tahunnya.

Jenis kunjungan

• Kategori dari jenis kunjungan, misalnya IGD, URI, URJ, Home care, layanan elektronik (e-mail, Internet, telemedicine), dan sebagainya

Disposisi pasien

• Disposisi saat pasien pulang / keluar dari perawatan. Misalnya pulang ke rumah, dikirim ke RS khusus, pulang dengan pemantauan kunjungan rumah, pulang paksa, meninggal, dikirim ke RS lain, atau disposisi lainnya sesuai jenis dari KIUPnya.

Elemen Data Tambahan (Opsional)

Elemen data berikut ini merupakan data tambahan dan bersifat opsional. Pencatatan satu atau beberapa elemen data ini dapat diharapkan membantu pelayanan gawat darurat, menunjang keakuratan identifikasi pasien selama proses registrasi, dan menunjang pencarian informasi pada masa mendatang. Bagaimanapun, tetap harus diperhatikan bahwa elemen data klinis bersifat sensitif dan rahasia. Oleh karena itu, akses terhadap jenis data ini hendaklah tetap terbatas hanya kepada mereka yang berhak untuk tahu saja.

Status Marital

• Catatan status perkawinan, misalnya belum menikah, menikah, hidup berpisah, janda, duda, atau tidak terdefinisikan

Nomor telepon

• Nomor telepon pasien yang dapat dihubungi pada saat dibutuhkan. Dalam hal ini bisa nomor telepon rumah, kantor, teman, tetangga, atau saudara.

Nama keluarga dari ibu

• Catatan nama keluarga, nama kecil, atau nama akhir dari ibu pasien.

Tempat lahir

• Kota, propinsi, dan negara tempat pasien dilahirkan

Konsultan langsung (advance directive) dan Pengganti pengambil keputusan (surrogate decision making)

• Advance directive adalah catatan tentang seseorang yang dapat segera dihubungi karena mengetahui / memahami keadaan dan riwayat kesehatan pasien tersebut. Advance directive akan dibutuhkan saat pasien tidak dapat berkomunikasi atau tidak mampu menjelaskan keadaannya kepada petugas medis. Surrogate decision making adalah catatan tentang seseorang yang dapat menggantikan pasien untuk mengambil keputusan medis. Hal ini merupakan cara alternatif untuk mengambil keputusan medis terhadap pasien. Langkah ini ditempuh apabila tidak ada advance directive pada saat pasien tersebut tidak mampu untuk memberikan keputusan medis.

Status sebagai donor organ tubuh

• Catatan yang menyatakan apakah pasien tersebut telah bersedia untuk mendonorkan organ tubuhnya apabila meninggal.

Kontak kegawatdaruratan

• Catatan tentang nama, alamat, telepon, dan hubungan terhadap pasien yang merupakan alternatif pertama untuk dihubungi berkaitan dengan keadaan kesehatan pasien.

Alergi / reaksi

• Catatan mengenai riwayat alergi yang pernah dialami pasien berkaitan dengan riwayat medisnya. Informasi ini selayaknya berdasarkan kepastian dari pasien atau orang yang bertanggung jawab untuk memberikan informasi ini. Catatan ini juga meliputi bentuk / manifestasi dari reaksi alergi tersebut.

Daftar masalah

• Catatan tentang daftar masalah kesehatan dari pasien tersebut atau diagnosanya.
  

Sumber :
Issue: Master Patient (Person) Index (MPI)-Recommended Core Data Elements. Journal Of Ahima -- Practice Briefs, July 1997

*) Artikel ini pernah dimuat di buletin ESSENSI (buletin Rekam Medis dan Manajemen Informasi Kesehatan) edisi 5

Hak Pasien Terhadap Informasi Kesehatan Mereka *)

Oleh : Rano I S

Apa saja hak pasien terhadap berkas rekam medis mereka berkaitan dengan informasi kesehatan yang terkandung didalamnya ?. The Medical Records Institute merumuskan hak-hak pasien tersebut seperti berikut ini :

1. Hak privasi – pasien memiliki hak untuk menjaga kerahasiaan informasi kesehatan mereka. Informasi yang terkandung dalam berkas rekam medis harus dijaga kerahasiaan dan keamanannya. Penggunaan rekam medis berbasis komputer / elektronik selayaknya harus lebih terjaga kerahasiaan dan keamanannya dibandingkan dengan rekam medis berbasis kertas.

2. Hak untuk mengakses / melihat informasi kesehatan pribadi Meskipun perdebatan tentang kepemilikan rekam medis masih sering diperdebatkan, namun secara umum telah mulai disepakati bahwa pihak provider (rumah sakit, klinik, dll) berhak atas kepemilikan rekam medis secara fisik. Fisik atau media rekam medis ini dapat berupa lembaran berkas atau media penyimpanan di komputer. Isi / kandungan informasi dari rekam medis dimiliki secara bersama oleh pihak provider dan pasien. Beberapa provider mungkin belum siap untuk mengijinkan pasiennya melihat / mengakses berkas rekam medisnya atau melayani permintaan fotokopi untuk itu. Namun secara umum, pihak provider akan melayani kebutuhan hak pasien ini. Jadi, pasien berhak melihat, mengakses, atau meminta fotokopi / salinan dari berkas rekam medis mereka. Tentu saja hal ini akan berkaitan dengan konsekuensi adanya biaya penggantian fotokopi dan pengelolaannya. Hak untuk memasukkan / menambahkan catatan dalam rekam medis Pelaksanaan hak ini tentu melalui prosedur dan alur yang telah ditentukan oleh pihak provider, misalnya melalui unit atau komite yang bersangkutan. Pasien memiliki hak untuk menambahkan catatan atau menambahkan penjelasan kedalam berkas rekam medis mereka.

3. Hak untuk tidak mencantumkan identitas (anonim) Hak ini berlaku apabila pasien tersebut membayar sendiri biaya pelayanan kesehatannya (tidak melalui penjaminan atau asuransi). Dalam hal ini pasien berhak untuk menutup / menjaga informasi dirinya selama pelayanan kesehatan (termasuk juga rencana kesehatannya). Beberapa informasi hanya boleh dibuka untuk kepada dokter atau pihak tertentu saja dengan pernyataan tertulis dan spesifik dari pasien yang bersangkutan.

4. Hak untuk mendapatkan riwayat kehidupan medis yang baru Beberapa pasien akan merasa terperangkap dalam diagnosis medis tertentu atau catatan tertentu dalam rekam medis mereka, misalnya saja pasien kesehatan mental. Pasien memiliki hak untuk memulai kehidupan medis yang baru dengan mulai membuat rekam medis yang baru.

Sumber : Patient Rights Regarding Your Health Information. Medical Records Institute’s web site.

*) Artikel ini pernah dimuat di Buletin ESSENSI (buletin Rekam Medis dan Manajemen Informasi Kesehatan) edisi 5

Pengelolaan Rekam Medis Multimedia *)

Panduan bagi Manajer Informasi Kesehatan

oleh: Rano I Sudra

Latar Belakang

Informasi kesehatan telah banyak mengalami perkembangan dalam beberapa tahun terakhir ini. Hampir keseluruhan konsep tentang apa informasi kesehatan telah kembali di definisikan. Berkaitan dengan itu, peran seorang manajer informasi kesehatan harus terus pula dikembangkan untuk mendukung tugas dan tuntutan baru ini. Kemampuan mengelola rekam medis multimedia merupakan perkembangan alamiah dari profesi informasi kesehatan. Beberapa issue yang berkembang disekitar pengelolaan rekam medis saat ini antara lain :

• Apa yang dimaksud dengan Manajemen Informasi Kesehatan (MIK) / Health Information Management (HIM) ?
• Bagaimana kita mengelola data multimedia ?
• Bagaimana kita mengatasi peralihan ini ?

Manajemen Informasi Kesehatan

Manajemen rekam medis telah berkembang menjadi manajemen informasi kesehatan dengan dukungan perkembangan teknologi. Rekam medis bukan lagi sekedar membuat ringkasan pasien keluar, laporan perkembangan, lembar perintah dokter, atau resume. Laporan langsung dari laboratorium dan farmasi, x-ray, fotografi, video, film, dan rekaman suara / audio juga merupakan bagian dari data klinis seorang pasien. Semua informasi yang dihasilkan tentang seorang pasien dalam fasilitas kesehatan – harus digolongkan sebagai bagian dari rekam medis.
Manajemen informasi kesehatan tidak hanya mengumpulkan data pasien di fasilitas tersebut (misalnya RS), tetapi juga melindungi dan menjaga kerahasiaannya, melakukan interpretasi, dan menganalisanya untuk membuat keputusan. Jadi, memadukan berbagai jenis data untuk membentuk rekam medis yang utuh merupakan tantangan baru. Penggunaan rekam medis atau informasi kesehatan bervariasi mulai dari pelayanan kesehatan pasien dasar hingga akreditasi RS, dari tren peningkatan kualitas sampai riset medis dan pendidikan. Semua ini – dan pemanfaatan lain dari informasi kesehatan – membutuhkan ketersediaan informasi yang lengkap dan terkini. Kenyataan bahwa data kesehatan saat ini dibuat dan dihasilkan dalam berbagai tipe media menjadikan tantangan bagi profesi informasi kesehatan.

Format Data Multimedia

Bentuk sediaan kertas masih tetap merupakan bentuk yang paling umum dari rekam medis. Namun, saat ini telah berkembang bentuk dan format lain yang mendampingi rekam medis bentuk kertas. Sudah banyak fasilitas pelayanan yang memiliki sistem laboratorium dan farmasi elektronik yangmemungkinkan untuk melihat dan memantau informasi pasien secara online. Bersamaan dengan itu, timbul kebutuhan untuk menyimpan versi cetak dari data pasien kedalam berkas rekam medisnya.
Selain kertas, bahan lain yang sering ditemukan dalam berkas RM adalah monitoring strip. Strip ini biasanya diarsip dalam lembar grafik, ditempelkan di kertas, atau disimpan dalam kantong folder. Bisa juga sebagian strip digabungkan dalam rekam medis sebagai sample, sedangkan sisa keseluruhannya disimpan secara terpisah. Hasil foto juga sering digabungkan dalam berkas RM. Bagaimanapun juga, masih ada bentuk data lainnya yang harus dikelola untuk membentuk rekam medis yang lebih lengkap dan komprehensif.
Rekaman video, suara / audio, x-ray, dan bentuk media lainnya harus dianggap dan diperlakukan sebagai bagian dari rekam medis pasien. Hal ini ternyata juga menimbulkan kesulitan karena umumnya bentuk-bentuk media ini tidak dapat diarsipkan begitu saja kedalam rekam medis kertas. Seorang manajer informasi kesehatan harus menyadari adanya tantangan ini dan berupaya menemukan cara yang tepat untuk bisa memadukan semua bentuk informasi kesehatan pasien – sehingga tercipta rekam medis pasien yang kompleks dan lengkap.

Berikut ini adalah beberapa langkah untuk memadukan semua informasi kesehatan pasien :

• Pelajari bentuk komposisi rekam medis yang saat ini digunakan
• Tentukan apakah semua informasi kesehatan pasien telah dikumpulkan dan apakah telah dikelola secara terpadu
• Lakukan evaluasi, apakah masih ada data pasien yang belum dipadukan dalam rekam medis yang bersangkutan
• Pelajari bagaimana penggunaan dan pelepasan informasi - yang umumnya belum dipadukan dalam rekam medis ini. Apakah prosedurnya telah menjamin aspek kerahasiaannya ?
• Pelajari media penyimpanan yang dibutuhkan untuk model informasi yang saat ini masih belum terpadu dalam rekam medis
• Adakan pertemuan dan diskusi dengan staf yang terkait dengan pengelolaan informasi kesehatan yang belum terpadu dalam rekam medis tadi
• Tawarkan dan diskusikan model koordinasi untuk memadukan bagian-bagian informasi kesehatan tersebut agar terbentuk satu kesatuan rekam medis multimedia yang lengkap

Memadukan Format Data Multimedia

Memadukan berbagai format data multimedia dapat dilakukan melalui beberapa cara. Sistem rekam medis berbasis komputer (Computer-based patient record / CPR) dapat didayagunakan dan menghasilkan rekam medis multimedia. Sistem CPR ini mampu menangkap dan menyimpan data dalam berbagai format yang berbeda. Jika semua format media seorang pasien telah disimpan dan dikelola dengan menggunakan satu identitas / nomor RM yang bersangkutan (unit numbering system), maka akan terbentuk satu rekam medis yang komprehensif.
Karena sebagian besar RS belum memiliki dan mendayagunakan sistem CPR, maka seorang profesional informasi kesehatan harus paham benar saat memadukan berbagai format data multimedia dengan data dasar pasien. Bentuk microfilm dan microfiche adalah contoh dari rekam medis yang sudah banyak dikenal oleh seorang profesional informasi kesehatan. Namun, rekaman video, audio, film, foto, dan x-ray sering kali belum dianggap sebagai bagian dari rekam medis. Semua ini merupakan tanggung jawab profesi informasi kesehatan untuk menginformasikan dan mendidik unit lain tentang betapa pentingnya bagian dari data ini dalam manajemen informasi kesehatan.

Melalui Masa Transisi

Disamping pertimbangan untuk mengimplementasikan sistem CPR, langkah esensial lainnya adalah membentuk tim yang terdiri dari multidisiplin sektor untuk menyusun dan mengembangkan issue yang berkaitan dengan rekam medis multimedia. Seorang profesional informasi kesehatan harus dapat berperan sebagai organisator tim dan mengarahkan visi tim. Salah satu tujuan utama tim ini adalah untuk mengembangkan rencana terpadu. Rencana ini hendaknya mencakup daftar data pasien yang membutuhkan keterpaduan untuk membangun rekam medis yang lengkap. Rencana ini juga hendaknya mengidentifikasi kebijakan dan prosedur dalam membangun dan mengelola rekam medis multimedia. Tim ini juga dapat membantu proses identifikasi issue dan solusi sekitar pengelolaan rekam medis multimedia ini.
Penerimaan lingkungan dan ketersediaan tempat penyimpanan merupakan dua issue yang harus dihadapi oleh profesi informasi kesehatan. Unit atau departemen lain mungkin tidak sependapat bahwa produk mereka, misalnya x-ray, merupakan bagian dari rekam medis. Pertemuan dengan staf departemen / unit tersebut dan berdiskusi mengenai keuntungan memadusatukan data pasien tersebut – bisa mendorong mereka dan ikut membentuk pola pikir yang searah.
Bekerja sama secara multidisiplin sektor lain ini akan membantu membuka pintu kearah penerimaan untuk memadusatukan format multimedia guna membentuk rekam medis yang lengkap.
Issue tentang tempat penyimpanan dapat menjadi masalah saat berbagai format multimedia harus disimpan di unit rekam medis (URM). Kebanyakan URM biasanya telah memiliki prediksi kebutuhan tempat penyimpanan ini. Dengan masuknya tambahan bermacam format multimedia kedalam berkas atau unit dapat menyebabkan tempat yang telah direncanakan untuk mengelola rekam medis menjadi tidak cukup lagi. Pengorganisasian ulang tempat dan media penyimpanan mungkin perlu dibahas dan menjadi bagian dari rencana tim. Tim ini mungkin bisa mengembangkan ide untuk mengatasi keterbatasan tempat dimasa mendatang.

Sumber :
Jennifer E. Carpenter, RRA, Issue: Managing Multimedia Medical Records: A Health Information Manager's Role, Jurnal of AHIMA - HIM practice associate, Februari 1998.

*) artikel ini pernah dimuat dalam Buletin ESSENSI (buletin rekam medis & manajemen informasi kesehatan, edisi 3)